La campaña de la renta, los trimestres, los cierres de ano. En los momentos de mayor demanda, tu asesoría no puede atender a todos. El agente de voz IA de OptimusCall atiende cada llamada, resuelve consultas frecuentes, agenda reuniones y gestiona la avalancha de clientes en picos de actividad.
La Realidad de la Asesoria
El negocio de la asesoría es ciclico: renta, trimestres IVA, IRPF, cierres contables, altas de autonomos. En esos picos, las llamadas se multiplican por tres y el equipo no da abasto. Los clientes se sienten desatendidos y los potenciales nuevos clientes cuelgan.
Abril-junio (renta), enero/abril/julio/octubre (trimestres). Son los meses donde más llaman los clientes y donde el equipo de la asesoría esta más saturado con plazos de Hacienda.
Que documentos necesito para la renta? Cuando vence el trimestre? He recibido un requerimiento, que hago? Las mismas preguntas se repiten centenares de veces cada campaña.
Necesitas documentación del cliente para cerrar su declaracion y no consigues que te devuelva la llamada. El plazo se acerca y la gestión se atasca.
En los picos, el tiempo de espera sube, las llamadas no se contestan y los clientes sienten que no reciben la atención que pagan. Es la principal causa de bajas en asesorías.
La Solucion
OptimusCall actua como el asistente de recepción de tu asesoria. Conoce los servicios que ofreces, tu calendario, los plazos fiscales y las preguntas frecuentes de tus clientes. Atiende cada llamada con profesionalidad, agenda reuniones y libera a tu equipo para lo que realmente genera valor: asesorar.
Funciónalidades
En periodo de renta o trimestres, el agente absorbe el pico de llamadas. Responde plazos, requisitos documentales y agenda citas para que el equipo de la asesoría no se desborde.
El agente conoce la disponibilidad real de cada asesor y agenda reuniones presenciales o por videoconferencia. Los huecos vacios se convierten en citas productivas.
El agente puede llamar proactivamente a clientes que tienen documentación pendiente de entregar. Recuerda que documentos faltan y como enviarlos.
Los clientes que trabajan no pueden llamar en horario de oficina. El agente atiende por la noche y el fin de semana, y el lunes el equipo tiene todas las solicitudes organizadas.
Que documentos necesito para la renta? Cuando vence el trimestre? He recibido un requerimiento. El agente responde al instante sin que el asesor pierda tiempo.
Cada llamada queda transcrita y resumida: nombre del cliente, tipo de consulta, documentos mencionados y proximos pasos. Todo documentado sin esfuerzo.
Resultados
Datos de asesorías y gestorías que han implementado un agente de voz IA.
Preguntas Frecuentes
El agente responde a consultas frecuentes configuradas por la asesoria: plazos de presentacion, documentación necesaria para cada tramite, horarios y formas de envio de documentos. Para consultas tecnicas que requieren criterio profesional, el agente recoge los datos y agenda una cita con el asesor responsable.
En campaña de renta, el volumen de llamadas se multiplica. El agente absorbe las llamadas informativas (plazos, documentación, estado de la declaracion), agenda citas para la confeccion y contacta proactivamente a clientes que no han entregado la documentación. Tu equipo se centra en confeccionar declaraciones, no en contestar el teléfono.
Si. Puedes configurar campañas de llamadas salientes para contactar a clientes que tienen documentación pendiente. El agente llama, recuerda que documentos faltan, explica como enviarlos y confirma la recepcion. Ideal para campaña de renta y cierres trimestrales.
Si. El agente se adapta a las areas de la asesoria: fiscal, laboral, contable, mercantil o integral. Se configura con los servicios que ofreces, tus plazos, tu cartera de clientes y las preguntas frecuentes de cada area.
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